INFO-RIUS

Tecnologia mòbil per recuperar l’IVA a les empreses 

abr. 30, 2015 | Bloc

Les empreses que tenen personal en moviment comencen a incorporar aplicacions de gestió al minut per estalviar costos

Immediatesa. Si haguéssim de triar una paraula que descriu el món actual, la immediatesa guanyaria de llarg. Les prioritats de les empreses han canviat durant els últims anys i estan immerses en una lluita constant per aconseguir dos beneficis clau: optimitzar costos i guanyar en competitivitat. Però, com? Més enllà de l’estratègia de negoci i les operacions financeres, el futur passa per canviar radicalment la gestió diària i apostar per la tecnologia com una bona aliada. Plantegem un exemple:

Una empresa de Terrassa té un equip de treballadors que fan gairebé tota la jornada fora de les oficines principals, es desplacen constantment per donar el millor servei als clients. Cadascun d’ells contracta viatges, omple formularis de despeses i hi adjunta tot un recull de factures i tiquets en paper del quilometratge, les dietes, els peatges, etc. El Departament Financer ha d’absorbir un volum de gestió complex, fer-ne el seguiment, verificar que es compleixin les polítiques de despeses i intentar tenir tots els documents controlats per poder aconseguir recuperar l’IVA. Resultat: massa temps i recursos invertits a canvi de cap benefici.

Per als autònoms i els petits negocis, aquest procés és un veritable maldecap. No tenen ni temps ni recursos per fer-lo correctament. Per les empreses de major volum, la gestió de viatges i despeses s’ha convertit en un entrebanc diari, un joc d’excels, fitxes i tiquets descolorits. S’estima que cada empresa podria recuperar una mitjana de 400€ l’any per treballador, amb la conversió dels tiquets de caixa en factures. El negoci demana que tot sigui molt ràpid i rigorós, per això la inversió en tecnologia útil i adaptable és una prioritat.

Després de molts anys de gestionar a la manera tradicional les despeses de la seva empresa, el grup Inology, experts en desenvolupament de software, van decidir exprimir el seu talent. El resultat és Tickelia, la primera aplicació mòbil que manté les despeses de l’empresa sota control i a temps real. Després de sortir al mercat amb èxit, l’aplicació mòbil ha superat l’auditoria d’homologació per l’Agencia Tributària: “L’objectiu és eliminar totalment el paper i convertir el mòbil en una eina de gestió i control de les despeses”, explica Jaume Llonch, gerent d’Inology.

iphone_app_6Adéu al paper

Tickelia funciona d’una manera molt senzilla: l’aplicació mòbil obre la càmera del dispositiu mòbil i captura els tiquets de les despeses (combustible, àpats, hotels, taxis o avió, entre altres), tot seguit la despesa efectuada s’envia de manera automàtica al supervisor de les despeses de l’empresa i s’automatitza la liquidació d’aquestes. A més, el supervisor pot gestionar-les, validar-les, verificar-les o denegar-les. Aquesta eina facilita i optimitza la gestió administrativa i comptable a la majoria de perfils d’empresa, tot dinamitzant la recollida i entrada de les despeses al sistema informàtic de cada companyia.

D’altra banda, Tickelia integra altres funcionalitats: permet que el treballador faci reserves i sol·licituds de viatges a través de l’aplicació, respectant les polítiques de despesa, alertant i bloquejant aquelles accions o incidències generades que estiguin definides, per exemple, quan se supera l’import definit diàriament per a una dieta. L’eina registra tota la informació a temps real, facilita la gestió de diferents monedes o la conciliació bancària de pagaments amb targeta. Les empreses que utilitzen Tickelia aconsegueixen beneficis immediats, ja que es redueixen els costos en dietes i desplaçaments, es centralitza la gestió de reserves, permet anticipar la contractació i obtenir millors preus.

En el dia a dia de gestió dels seus clients, l’equip de Tickelia ha detectat una problemàtica important. “El 60% de tiquets recollits no compleixen la normativa fiscal actual, no tenen el número de factura ni la base imposable, i sovint no descriuen el servei prestat i això genera un risc fiscal per a les empreses en el cas d’una inspecció d’Hisenda” explica Jaume Llonch. “Fins i tot ens trobem amb justificants de pagament amb errors amb el percentatge d’IVA o amb les dades fiscals de l’entitat equivocades”, apunta.

INFOGRAFIA TICKELIA CATLa realitat és que les factures simplificades no compleixen amb la normativa fiscal, ja sigui perquè no es desglossa l’import amb la base imposable de l’IVA o perquè no afegeixen totes les dades de l’establiment. De fet, les empreses estan assumint un risc fiscal que es podria evitar obtenint la factures dels tiquets. Aquest risc fiscal, en cas d’inspecció d’Hisenda, per a una petita o mitjana empresa pot arribar a ser superior als 300.000€ i en el cas de les grans empreses podria suposar els 4.000.000€ entre acta i sancions.

S’estima que un treballador genera de mitjana 20 tiquets al mes entre dietes i desplaçaments; tenint en compte cada percentatge d’IVA per concepte, es calcula que cada organització deixa de recuperar anualment 426 euros per treballador. Si les empreses tinguessin les factures de tots aquells tiquets que han generat, podrien recuperar l’IVA de les despeses professionals, que suposaria una deducció de més de 21.300 euros anuals en el cas d’una empresa de 50 treballadors.

Innovar: requisit de futur

El grup Inology, fundat el 1986 a Terrassa, sap que la innovació és una arma molt potent per créixer. Han jugat sempre fort dins el sector de les TIC i la seva feina els ha valgut premis a la innovació com el de la Cambra de Comerç de Terrassa o el reconeixement de finalistes al NovoPymes d’American Express. La seva especialitat sempre ha estat la gestió del temps i amb Tickelia fan un salt endavant que revoluciona tot el sector.“ Gràcies a Tickelia, les empreses recuperen l’IVA i redueixen el risc fiscal”, explica Jaume Llonch. A més, un producte innovador d’aquestes característiques és útil per qualsevol tipus de negoci, sobretot en empreses amb equips comercials o que tenen serveis tècnics treballant fora, però també per als autònoms.

Tickelia està construint una xarxa d’establiments i serveis adherits que funcionaran amb una plataforma de facturació automàtica sense cap cost, des de companyies de taxis a les ciutats importants, fins a hotels i restaurants. Qui tingui l’app mòbil, sabrà on pot anar per gestionar els costos en un sol clic.

Quin és el secret? “Tenim un 30% de la plantilla dedicada a la I+D”. Observar, pensar, crear.

CALENDARI FISCAL

< agost 2022 >
Dl Dt Dc Dj Dv Ds Dg
101/08 Tot el dia
Model 303 mensual
Model 179 (declaració informativa lloguer turístic)
2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
2222/08 Tot el dia
Models 111,115,123 (només declaracions mensuals)
23 24 25 26 27 28
29 3030/08 Tot el dia
Model 303 mensual
31        

CONTACTAR

CONTACTAR
INFO-RIUS